Первичная документация («Первичка»)
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичная документация («Первичка»)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
-
Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
-
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
-
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Учёт и хранение первичных документов
Процесс приёма и обработки первичных документов разрабатывается в рамках графика документооборота, который служит приложением к учётной политике предприятия. Для каждого вида ПБД определяют порядок:
- приёма и регистрации;
- согласования и отправки на визирование руководителем;
- внесения данных ПБД в бухгалтерский учёт;
- хранения и архивации.
Счет на оплату услуг по грузоперевозкам
Пример 2
Пусть ИП Иванов Иван Иванович заключил гражданско-правовой договор с издательством ООО «Принцип». Предметом договора от 01.10.2020 № 352 является оказание услуг по грузоперевозкам: необходимо 05.10.2020 получить груз (книги) по адресу: г. Вологда, ул. Промышленная, д. 53, и доставить по следующим адресам: г. Москва, ул. Южная, д. 35, Измайловский бульвар, д. 12, ул. Перовская, д. 8. Договор предусматривает постоплату.
Образец счета на оплату грузоперевозки от ИП приведен в начале статьи.
Как видим из двух приведенных примеров:
- счет можно составлять с различной степенью детализации услуг;
- счет может быть выставлен как авансом, то есть до оказания услуг, так и после их фактического оказания.
Можно ли оказывать разовые услуги без договора?
ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации юристов » Проблемы хоз. субъектов — деятельность, создание, ликвидация, долги » Можно ли оказывать разовые услуги без договора?
- Распечатать
- Можно ли оказывать разовые услуги без договора?
- Вопрос:
- Можно ли оказывать разовые услуги без договора, используя в качестве документа только счет?
- Ответ юриста
- Устный договор заключают очно или с помощью средств связи, выражая волю словесно и не фиксируя в документах.
Заключение договора устно не требует лишних расходов, обычно это быстро и просто. Но важно, чтобы в вашем случае это допускалось законом и не нарушало установленных им ограничений. Так, по общему правилу юрлицам нельзя совершать договоры между собой устно. Но в ряде случаев это возможно, когда договор исполняется при самом его совершении.
- Чтобы защитить свои интересы, вы можете, например, сделать аудио- или видеозапись договоренности, попросить свидетелей подтвердить заключение договора или его условия.
- Когда договор можно заключить устно
- Устный договор — это договор, который считается заключенным, если стороны согласовали все его существенные условия в устной форме.
По общему правилу любые сделки юрлиц между собой, с ИП и гражданами требуют письменной формы (пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Но в ряде случаев такие лица могут заключить договор устно. Это возможно, если он исполняется при самом его совершении с учетом некоторых ограничений.
Какие ограничения установлены для устных договоров
Юрлица вправе заключить договор устно вне зависимости от суммы, если он исполняется при самом его совершении. Например, когда товар передается и оплачивается одновременно. Но это возможно, только если (п. 2 ст. 159 ГК РФ):
- • соглашением сторон не установлено иное;
- • договор не требует нотариальной формы;
- • договор не требует простой письменной формы, несоблюдение которой влечет его недействительность.
Например, договор ренты нельзя заключить устно, так как он подлежит нотариальному удостоверению. Также нельзя заключить устно кредитный договор, договор купли-продажи или аренды недвижимости, поскольку несоблюдение письменной формы влечет их недействительность (ст. ст. 550, 584, п. 1 ст. 651, ст. 820 ГК РФ).
Общие правила составления и заполнения
Строгой формы для счета на оплату нет, но при этом должны соблюдаться определенные правила, которые обычно закрепляются в учетной политике организации. В счете не должно быть ошибок, иначе платеж может просто не дойти до вас и деньги вернуться на счет клиента. Страшного в этом ничего нет, но это займет некоторое время, возможно придется связываться с банком и писать уточнения. Что бы этого не произошло следует правильно указывать следующие данные:
-название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы (например, ООО «Фирма»);
-ФИО индивидуального предпринимателя (например, ИП Иванов Иван Иванович);
-юридический или фактический адрес отправителя счета;
-просто ИНН(для ИП) и ИНН вместе с КПП(для ООО);
-предмет договора (товар, услуги, работы);
-количественное выражение предмета;
-цена за единицу предмета;
-общая сумма сделки;
-валюта сделки (рубли);
-реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
-подписи ответственных лиц.
Для чего нужен счет на оплату
В деловой практике наблюдается крайне частое использование счетов на оплату, хотя они и не являются обязательными для осуществления расчетов документами. Счет на оплату нужен для того, чтобы уведомить бухгалтерию клиента о том, что у их поставщика имеются ожидания по перечислению денежных средств в оплату за указанные в счете товары, работы или услуги.
Основанием для оформления поставщиком счета на оплату является наличие первичных учетных документов, подтверждающих исполнение им своей части договора: счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных и транспортных накладных.
Фактически счет на оплату является для документооборота фирмы внешним документом, имеющим большое значение в управленческом учете и сверке взаимных расчетов (в том числе ожидаемых) поставщика и покупателя.
Правильность оформления счета заверяется подписями руководства и бухгалтерии поставщика, распоряжение на оплату счета, как правило, визируется руководством покупателя. Таким образом, контрагенты, оформляя и принимая к оплате счета, осуществляют управленческий контроль за движением денежных средств и за общим исполнением договора.
Что такое «первичные документы»
В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.
Первичные документы нужно хранить пять лет после года, в котором использовали их последний раз. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.
Формально организация может уничтожить первичку через пять лет. Но согласно разъяснениям Росархива, первичку с истекшим сроком хранения можно уничтожить только после того, как ее проверит налоговая и другие контролирующие органы, а также аудиторы (письмо Росархива от 26.03.2020 № 7/905).Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.
Вывод: первичные документы нужны налоговой для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налога. Их нужно хранить 5 лет. Документы оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.
Ведение первичной документации в бухгалтерии
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):
Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).
Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:
Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Названия первичных документов в бухгалтерском учете
Немного примеров. Предприятие занимается продажей Товаров или Продукции — выписывает первичные документы, называемые «Расходная накладная (Рнк)» или «ТОРГ-12» или «Реализация товаров» или «Товарный чек» или «Накладная».
А если фирма занимается услугами, то документ может называться: «Акт об оказании услуг» или просто «Оказание услуг».
Если предприятие получает деньги себе в кассу, то делает первичный документ с названием «Приходный кассовый ордер (ПКО)». Если же деньги выдаются из кассы, то документ будет — «Расходный кассовый ордер (РКО)»
В реальной жизни предприятия подмечено, что бухгалтера для одного вида событий по-разному называют первичные документы, а смысл остается один. Употребляются синонимы, но суть не меняется. Очень часто это происходит в первичных документах при продаже(реализации) товаров. Думаю, вы сами заметили, что я привел много названий для продающей фирмы.
Однако, большинство документов имеют одно название. Например, документы по кассе, что ПКО, что РКО — по-другому их никак не называют.
Первичные документы по стадиям сделки
Сделка — это не одномоментное явление, она растянута во времени. В ней выделяют три этапа.
1. Переговоры об условиях. На этом этапе представители компании обсуждают условия будущей сделки: цену, номенклатуру и количество, сроки, форс-мажорные обстоятельства и так далее. В результате продавец выставляет два первичных документа: счет на оплату и договор.
2. Оплата по счету. Далее продавец обязуется оплатить выставленный счет. Подтвердить оплату помогут:
3. Исполнение сделки. После оплаты следует отгрузка товара или оказание услуги. Продажу ТМЦ подтверждает товарная накладная или товарный чек. Выполнение работ и оказание услуг стороны подтверждают, подписывая соответствующий акт.
Второй и третий этап иногда меняются местами, если стороны договариваются о постоплате. Но набор документов не изменяется:
Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.
Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).
Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.
Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.
Оригинал счета на оплату
Когда договором установлена цена товара, а также определено, что основанием возникновения у покупателя обязательства по оплате является передача ему товара, то счет можно не выставлять даже в том случае, если обязанность его выставления предусмотрена договором. Такой вывод сделал Федеральный арбитражный суд Московского округа (Постановление от 29.01.2001 по делу N КГ-А41/6530-00) в следующей ситуации.
Покупатель настаивал на том, что раз по договору продавец обязан выставлять счета на оплату, а он их не выставил, то пени за просрочку оплаты товара начислению и взысканию не подлежат. Однако судьи сочли этот довод несостоятельным и постановили взыскать с покупателя долг за товар и пени за несвоевременную оплату. По условиям договора товар подлежит оплате в течение пяти дней с момента поставки, цена поставляемого товара ответчику была известна. Поэтому оплатить полученный товар он был обязан в установленный договором срок. Продавец свои обязательства исполнил, а покупатель нет.
Является ли первичным документом счет на оплату
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Определениями ВАС РФ от 01.08.11 № ВАС-9253/11 и от 22.02.11 № ВАС-1520/11 установлено, что составление и подписание актов приема-передачи услуг является обязательным, только если это предусмотрено договором. При этом суды отмечают, что отсутствие акта само по себе не является безусловным основанием для вывода о том, что предусмотренные договором услуги фактически не оказывались (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 07.12.07 № Ф08-7879/07 и от 16.06.05 № Ф08-2393/05).Счет на оплату это первичный документ
Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.
Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2021 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2021–2021 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.
Является ли первичным документом счет на оплату
В некоторых случаях для возникновения договорных отношений достаточно только счета на оплату товаров, работ, услуг, т. е. оформление договора не обязательно. Это счета, оформленные в виде оферты. Полноценной офертой будет являться тот счет на оплату товара, в котором будут содержаться существенные условия договорных отношений.
Поэтому должны признать, что счета в хозяйственном обороте используются и имеют право на существование. Это всем известные счета на оплату коммунальных услуг, электроэнергии, услуг связи, гостиниц и т.п. Формы этих счетов утверждены соответствующими министерствами и ведомствами, разрешают отразить в них количество и вид предоставленных услуг и служат как основанием для их оплаты, так и свидетельством их предоставления. Соответственно, такие счета выполняют роль товарно-сопроводительного документа на такого рода товары (электроэнергия – товар) и услуги (например, связи), содержат соответствующие реквизиты первичного документа и являются основанием для отражения в учете соответствующих расходов.
Первичная документация
В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.
Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.
Первичные документы бухгалтерского учета
Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2020–2020 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.
Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.
Похожие записи: